sagrilaft - Politica

OBJETIVO

Definir los lineamientos que debe adoptar DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A identificado con Nit. 811.000.620-9 para que esté en condiciones de identificar, evaluar, prevenir, y mitigar el riesgo de Lavado de Activos (LA) Financiación del Terrorismo (FT) y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM) y los riesgos asociados. Así mismo como determinar los lineamientos que deben orientar las etapas y cada uno de los elementos del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (En adelante SAGRILAFT)

POLÍTICA

1. INTRODUCCIÓN

Teniendo en cuenta los flagelos del Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de las armas de destrucción masiva, los sistemas orientados a identificar estos riesgos han tenido una evolución a nivel nacional e internacional. Las empresas como parte esencial de la economía de un país están llamadas a formar parte de la lucha contra esos flagelos y crear sistemas robustos al interior de las compañías que las blinden legalmente y logren una colaboración con la justicia identificando operaciones que puedan llegar a tener relación con estos delitos.
DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A entiende que la mejor forma de cumplir su compromiso es con el establecimiento de políticas, normas y procedimientos internos eficientes, suficientes y oportunos, que permitan desarrollar e implementar en forma adecuada el SAGRILAFT. Por lo tanto, la presente política se convierte en la carta de navegación, en materia de riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, para DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A, sus accionistas, miembros de Junta Directiva, empleados, clientes, proveedores, aliados estratégicos y los demás que llegaren a tener algún vínculo con DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A.

2. ALCANCE

Esta política fue elaborada para el autocontrol y gestión del riesgo integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, la cual aplica para todos los procesos de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A, con alcance a clientes, proveedores, accionistas, miembros de Junta Directiva, colaboradores y demás contrapartes de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A.

3. LINEAMIENTOS GENERALES

Con el fin de orientar el cumplimiento del SAGRILAFT en DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A, se dictan los siguientes lineamientos:

a) DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A promueve y establece dentro de su organización una cultura institucional que combate el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva en sus órganos de administración y de control, administradores, accionistas y en general todos sus colaboradores, clientes proveedores, aliados estratégicos y demás terceros vinculados.
b) DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A se encuentra comprometida con la colaboración de la justicia, motivo por el que reconoce el papel fundamental que ejerce en la lucha contra el Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, ante cualquier hallazgo realizará los reportes necesarios y las acciones legales a que haya lugar en caso de requerirse.
c) DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A establece requisitos adecuados para la vinculación y realización de operaciones con sus clientes y proveedores y rechaza el establecimiento o la renovación contractual que no cumpla con los requisitos exigidos por la ley, sus políticas y procedimientos internos.
d) Dentro del marco legal vigente colombiano y las recomendaciones internacionales del GAFI, GAFILAT y otros organismos similares, dirige sus esfuerzos para prevenir y controlar el riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
e) Para DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A es importante conocer su contraparte, indistintamente de la calidad que ostente este tercero, motivo por el que tiene un compromiso con realizar una debida diligencia que tenga una correlación directa con el riesgo.
f) Toda la información derivada de la aplicación de esta Política está sometida a reserva, lo que significa que la misma sólo podrá ser conocida por las autoridades judiciales o administrativas competentes. Así mismo, todos los colaboradores de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A tienen la obligación de custodiar y limitar el uso de la misma a los fines estrictamente establecidos en la Ley y en esta política, entre los que se encuentra el de atender los requerimientos de información de la UIAF, autoridades competentes o entidades de control. Igualmente, los funcionarios que han sido designados para tratar los temas del SAGRILAFT al interior de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A deberán garantizar la reserva en la identidad de las personas que realicen reportes de operaciones inusuales.
g) Los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva garantizarán la integridad, oportunidad, confiabilidad, reserva y disponibilidad de la información, así mismo, estos documentos deberán ser conservados por un término no menor de diez (10) años. Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, el reporte remitido a la UIAF, así como los demás formularios requeridos, documentación y soportes, será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento su conservación centralizada, secuencial y cronológica, con las debidas seguridades, por un término no menor de diez (10) años. Estos documentos e información serán conservados de acuerdo con la Política y/o lineamientos de Gestión Documental que aplique DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A para el manejo de estos documentos.

4. LINEAMIENTOS PARA LOS ELEMENTOS DEL SAGRILAFT

a. Diseño

         a) Para el diseño del SAGRILAFT de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A, se tuvo en cuenta la materialidad, las características propias de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A y su actividad económica, así como la identificación de sus factores de riesgos con el Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

           b) Considerando la trascendencia de las funciones que les ha discernido la normativa colombiana, el SAGRILAFT se presenta para aprobación de la Junta Directiva, conjuntamente y de manera directa por el Representante Legal y el Oficial de Cumplimiento.

         c) El Oficial de Cumplimiento, se encargarán de diseñar las metodologías para la medición y monitoreo de los riesgos, aplicarlas para la determinación de los perfiles de riesgo (inherente y residual), así como monitorearlos periódicamente.

b. Aprobación

         a) La aprobación del SAGRILAFT es responsabilidad de la Junta Directiva, teniendo en cuenta las funciones que le corresponde cumplir en el marco de la atenuación de los riesgos empresariales y la normatividad vigente.

c. Auditoría y cumplimiento

         a) El nombramiento o modificaciones del cargo del Oficial de Cumplimiento principal y suplente se debe comunicar a la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero) entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la Superintendencia de Sociedades, dirigido a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios. Estas notificaciones deberán surtirse de acuerdo con lo dispuesto por la normatividad vigente y con el cumplimiento de sus requisitos.

         b) Los miembros de la Junta Directiva, los administradores, el Oficial de Cumplimiento y los miembros de cargos especiales designados por parte de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A con funciones en material de gestión del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, se comprometen a cumplir cabalmente sus funciones y ejercer sus facultades en relación con el SAGRILAFT.

         c) Los órganos de control de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A se comprometen a evaluar el SAGRILAFT de acuerdo con los estándares aplicables.

         d) Los empleados se comprometen a utilizar de forma responsable la infraestructura tecnológica del SAGRILAFT, si es del caso, y aplicarla en el desarrollo de sus funciones.

d. Divulgación y capacitación

         a) El SAGRILAFT debe ser divulgado dentro de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A y a las demás partes interesadas con una periodicidad determinada por la materialidad de su riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y la periódica actualización de su riesgo inherente. La periodicidad nunca podrá ser inferior a la estipulada en la norma.

         b) DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A brindará capacitación a sus empleados, asociados y en general a todas sus contrapartes con un nivel de extensión y profundidad conforme a su nivel de riesgo.
         c) Los empleados de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A les está prohibido revelar a terceros, cualquier información relacionada con los reportes internos o externos del SAGRILAFT, a menos que se trate de un requerimiento de autoridad.

e. Asignación de funciones

         a) Para DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A es claro que el funcionamiento del SAGRILAFT requiere de la participación de varios sujetos y que, si bien existen funciones específicas asignadas, la interacción de todos los responsables es fundamental para un
adecuado funcionamiento, cumplimiento y efectividad del SAGRILAFT.
         b) DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A ha establecido y asignado de forma clara a quien corresponde el ejercicio de las facultades y funciones necesarias frente a la ejecución de las distintas etapas, elementos y demás actividades asociadas al SAGRILAFT.
         c) Para la asignación se ha tenido en cuenta que esas funciones y facultades deben permitirles a sus administradores contar con instrumentos que le permite tomar decisiones informadas y que facilita la mitigación del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva

5. LINEAMIENTOS PARA LAS ETAPAS DEL SAGRILAFT

  a. Identificación

Para identificar el Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

         a) La identificación de los riesgos estará a cargo de todos los Empleados, y estos deben ser reportados a través de los responsables de cada área, al Oficial de Cumplimiento o a quien se designe en los procedimientos internos de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A.
         b) La clasificación y segmentación de los factores de riesgo se realizará de conformidad con la actividad económica de DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A y su materialidad.
         c) Se deberán establecer las metodologías para identificar el riesgo específico de LA/FT/FPADM, así como los riesgos asociados.
         d) Se deberá señalar, identificar e individualizar los riesgos, teniendo en cuenta la metodología que se establezca por parte del equipo de trabajo.
         e) Se deben establecer las condiciones de tiempo, modo y lugar, así como la relevancia y prioridad con que se deben ejecutar las medidas de Debida Diligencia
      f) Ante el lanzamiento de cualquier producto o servicio, la modificación de sus características, la incursión en un nuevo mercado, el inicio de operaciones en una nueva jurisdicción o del lanzamiento o modificación de alguno de los canales de distribución con los que cuenta DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A para ofrecer sus productos, deberá realizarse una etapa de identificación y medición del riesgo por parte del equipo de trabajo,

         b. Medición

Para medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia de Riesgo inherente frente a cada uno de los Factores de Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados, se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

         a) La medición de los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva estará a cargo del equipo de trabajo, sin embargo es el Oficial de Cumplimiento quien reportaría directamente a la Junta Directiva.
         b) El equipo de trabajo establecerá las metodologías para la medición o evaluación de Riesgo, con el fin de determinar la posibilidad o probabilidad de su ocurrencia y el impacto en caso de materializarse.
         c) El equipo de trabajo incluirá mediciones o evaluaciones del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva de manera individual y consolidada frente a cada uno de los Factores de Riesgo específicos que fueron identificados.

c. Control

Con el fin de establecer los controles necesarios e idóneos para mitigar el riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

a) El diseño de los controles de los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva estará a cargo del Oficial de Cumplimiento, reportando sobre ello a la Junta Directiva. La ejecución de dichos controles estará a cargo del responsable de cada uno de los procesos de la empresa.
b) La documentación asociada a los controles y prevención de los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva implementada en los procesos, será responsabilidad de cada área responsable.
c) La documentación asociada a los riesgos, análisis e investigaciones relacionadas con la prevención de los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva estará a cargo del Oficial de Cumplimiento.
d) Las señales de alerta que se identifiquen deben corresponder a la actividad que realiza LA EMPRESA y de esta manera deben ser parte del material de capacitación.
e) Existirán señales de alerta enfocadas a los agentes externos que podrían presentar un riesgo.

d. Monitoreo

a) El monitoreo deberá ser directamente proporcional al nivel del riesgo que sea identificado.
b) Se deben destinar los recursos humanos y tecnológicos necesarios para realizar un efectivo monitoreo de acuerdo con el riesgo.
c) DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A se encuentra comprometida con el constante monitoreo del riesgo, pues tiene presente que el riesgo es dinámico.

6. CUMPLIMIENTO

Las políticas y procedimientos del SAGRILAFT son de obligatorio cumplimiento para todos los accionistas, miembros de la Junta Directiva, administradores, empleados, clientes, proveedores, aliados estratégicos y demás terceros vinculados.

DEPÓSITO DE DROGAS MONACO S.A considera una falta grave, la omisión o incumplimiento de cualquiera de los controles, manejo de información u otros lineamientos aquí definidos para la prevención y control de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. De acuerdo con lo anterior, quienes incumplan la presente políticas y Manual de Procedimientos SAGRILAFT serán sujetos de sanciones laborales según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y demás disposiciones relacionadas por la norma.